ChatGPTでできる業務効率化とは？事例や注意点も解説します

2022年11月にアメリカのOpneAIが公開した「ChatGPT」は、私たちからの問いかけに、まるで人が受け答えしているかのような自然な回答をすることで、世界中から衝撃をもって迎え入れられました。

しかし、CahtGPTができることは文章の作成だけではありません。資料の要約や翻訳が高速でできるほか、データを表やグラフに変換することも可能です。さらに、つくりたいウェブサイトのイメージスケッチを元にコードを出力することや、プラグインを用いることで、Pythonを用いた高度なデータ分析がノーコードできるようにもなりました。

このように高性能なChatGPTは、さまざまな企業はもちろん、官公庁や自治体でも、業務効率化を狙った導入が相次いでいます。ここでは、ChatGPTを利用することで、どのような業務効率化が可能かを、現在の活用状況も交えて紹介します。

ChatGPTの企業・組織での活用状況

現在、さまざまな企業や官公庁、地方自治体などでChatGPTの利用が進んでいます。ここでは、活用状況について概要をみていきます。

ChatGPTを活用している企業

ChatGPTはその有用性と将来性から多くの企業から注目されています。まだ試験導入段階レベルの企業から、本格的にChatGPTを活用している企業までさまざまですが、ここではいくつかの例を紹介します。

現状、もっとも多いのは「生産性向上のためにさまざまな業務に活用する」ことを目指す企業で、三井住友銀行、住信SBIネット銀行、大和証券などの金融機関、中外製薬や小林製薬などの製薬会社、パナソニックや三菱電機、NECなどのメーカー各社が挙げられます。これらの企業は、まずは特定の分野に限定せずに業務におけるChatGPTの可能性を探っている段階といっていいでしょう。

すでに具体的な活用をはじめている企業もあります。朝日生命保険や小林製薬ではChatGPTを利用したチャットボットの運用をはじめているほか、東京海上日動火災保険はChatGPTをベースとした保険手続きに関する独自システムを導入済みです。

ほかにも、「ChatGPTを活用してデジタル広告にかかる時間を30%削減する」と具体的な目標をかかげるサイバーエージェントや、データサイエンティストやエンジニア、さらに法務や知財の専門家からなる専門組織を新たにつくり本格的な研究開発を進める日立製作所などがあります。

現状、ChatGPT及びAIに関する方針は企業によってさまざまで、活用レベルには濃淡がありますが、多くの企業がその有用性に注目していることは間違いありません。

官公庁・地方自治体でのChatGPT活用事例

これまで最新のIT技術の導入に消極的だったイメージのある官公庁や地方自治体でも、ChatGPTが導入されはじめています。

神奈川県横須賀市、千葉県船橋市、長野県飯島町などでは、業務の効率化を目指しChatGPTを試験導入済み。神奈川県相模原市や北海道小樽市、青森県むつ市などは、さらに一歩進んでChatGPTをベースにしたチャットボットを作成して市民サービスに役立てています。

ChatGPTは大きな自治体ばかりでなく、長野県原村など人口7,000人ほどの小さな自治体にも導入されていることも特長です。小規模の自治体では、主に職員の人手不足の解消が期待されています。

官公庁では、中央省庁ではじめて農林水産省が導入を発表しました。数千ページあるマニュアルの改定にChatGPTを活用することで、より短い時間と少ない労力で作業を行い、同時に利用者にとってもよりわかりやすいマニュアルの作成を目指すとしています。

デジタル庁は、今後中央省庁においてChatGPTなどのAIを活用する方針であることを示しており、ChatGPTを業務に組み込むための手引き「ChatGPTを業務に組み込むためのハンズオン」も公開しています。専門家の手で基本的な概念がわかりやすくまとめられており、中央省庁が作成したこれまでの資料とは一線を画すものです。民間企業も一度は目を通すべき内容となっています。

出典：ChatGPTを業務に組み込むためのハンズオン｜デジタル庁

法人専用プランも登場

2023年8月には、ChatGPTに法人専用プラン「ChatGPT Enterprise」が登場しました。このプランは、ChatGPTへ自然言語で指示する際の文章を「プロンプト」といいますが、そのプロンプトや企業のデータをOpneAIモデルのトレーニングに利用しないことが約束されており、データの保持及び転送中のデータも暗号化されるなど、より高度なセキュリティ及びプライバシー機能も採用されています。

また、ChatGPTでもっとも強力なバージョンが提供されており、より長いプロンプトの入力も可能です。自然言語からプログラムを生成・実行し、結果を出力する「ChatGPT Code Interpreter」にも対応しているため、プログラミングも含めたより幅広い分野に活用できるでしょう。

そのほか、一括でのメンバー管理機能や、管理者が使用状況をモニターするダッシュボードなど、企業で利用するにあたって必要となる機能を備えています。法人でChatGPTを利用する際は、ぜひ検討したいプランです。

ChatGPTで行える業務効率化

ChatGPTは、具体的にどのような業務効率化を実現するのでしょうか。ここでは、すでに行われているものと、今後期待されるものの両方を紹介します。

文章の作成

ChatGPTは、まるで人が作成したように自然な文章を書けます。そのため、特にビジネスメールやメールマガジン、プレスリリースなどの作成に役立つはずです。しかし、ChatGPTが書いた文章をそのまま使えることはほとんどありません。なぜなら、ChatGPTが書いた文章の内容が正しいとは限らないからです。

そう聞くと、「なんだ役に立たないのか」と思われる方もいるかもしれませんが、そうではありません。ChatGPTが生成した文章をたたき台にし、間違っているところを直し、足りない部分を加筆していくことで、まったくのゼロからはじめるよりもずっと早く文章が書けるはずです。

資料の作成

ChatGPTは資料の作成にも役立ちます。資料の構成をつくることや、資料に利用する表などを作成することも得意なので、今まで以上にスピーディーに資料をつくれるはずです。

こうした機能を高度にパッケージ化したプロダクトとして「Microsoft 365 Copilot」が挙げられます。これは、ExcelやWord、PowerPointなどからなるMicrosoft Officeに搭載された新機能で、ChatGPTと同じAIモデル「GPT4」が使われています（GPTのバージョンは適宜アップデートされるものと思われます）。

Microsoft 365 Copilotでは、商品説明文が書かれたWordファイルをCopilotに渡して「営業用のスライドを作成してほしい」と指示するだけでPowerPointのスライドが作成されたり、CopilotにExcel形式で売上データを渡して分析を依頼すると結果が出力されたりといったように、Officeソフト全体を横断してユーザーの求める結果を出力してくれます。

資料の要約・翻訳

資料やウェブサイトなどの文章をChatGPTで要約できます。この方法であれば、ChatGPTが示した要点を読むだけでよく、長い資料を最初から最後まで読む必要はありません。その中で特に重要なものだけしっかり読めばよくなるので時間が節約できます。

また、ChatGPTは文章の翻訳も得意です。従来、翻訳サイトやソフトで行っていた翻訳作業もすべて任せられます。翻訳精度の高さも評価されており、さまざまな外国語の資料をクオリティの高い日本語で読めるでしょう。

アイデア出し

ChatGPTはアイデア出しにも向いています。例えば、新たな製品開発のヒントや、社内の勉強会のテーマ案などをChatGPTに考えてもらい、さらに、その中のよさそうなアイデアを詳しく考えてもらえます。

ほかにも、ネーミングやキャッチコピーなど、とにかくたくさんアイデアがほしいときにも有用です。クオリティは使い方次第でさまざまで、よい結果を出すためにはコツや工夫が必要ですが、人間ではできなかったペースで大量のアイデアを出せる特性は見逃せません。

コードの生成

ChatGPTはコードの作成も可能です。現状、プログラミング言語に関する知識がまったくない人が、すべてChatGPTに任せられるレベルではありませんが、知識のあるエンジニアが適宜修正したり、必要なコードを追加したりすることを前提に活用すれば、今まででは考えられないほどのスピードでコーディングができます。

また、2023年9月にリリースされた新機能では、ChatGPTの開発元であるOpenAIの画像生成AI「DALL・E3」との連携が行われ、画像のアップロードが可能になりました。例えば、つくりたいウェブサイトを簡易的にスケッチし、ChatGPTに読み込ませることで、再現に必要なHMTLやCSSのコードなどを生成できるようになり、世界中のエンジニアに衝撃を与えています。

今後この活用法が広く知られ、活用例が増えることで、アプリやサービス、ウェブサイトの作成に大きな変化をもたらし、携わるエンジニアの人数や役割の変化が起こるものと考えられます。

データ分析・変換

ChatGPTには「Code Interpreter」というプラグインがあります。これは、有料プランのユーザーのみが使えるもので、通常、Pythonなどのプログラミング言語を使って行うような本格的なデータ分析やデータ変換を、日本語で指示するだけ、つまりノーコードでこなしてくれるものです。

Code Interpreterは、利用者の指示に従ってPythonを用いたコードを生成しデータ分析を行いますが、これは従来データサイエンティストが手間暇かけて行ってきた作業でもあり、データサイエンティストの業務も手助けします。そのほかにも、今までChatGPTでは難しかった複雑な計算や、プログラミング課題にも対応できるようになりました。

ChatGPTを業務に活用するとき注意すること

ChatGPTを業務効率向上に活用する際は、考慮すべき重要なポイントがいくつかあります。ここでは代表的なものを紹介します。

機密情報・個人情報の漏えい

ChatGPTを業務に利用するとき、特に気をつけたいのが機密情報の漏えいです。ChatGPTはユーザーが入力した内容をAIモデルの学習に利用しているため、機密情報や個人情報を入力した場合、ほかのユーザーへの回答として利用されてしまうリスクが完全には否定できません。

リスクを回避するためには、機密情報や個人情報の入力を行わないことですが、たくさんの人数で利用すれば「つい、うっかり」も起こり得ます。そのため、法人で利用する場合は法人専用プラン「ChatGPT Enterprise」の利用がベストです。このプランの利用者は、AIモデルのトレーニングにデータを利用しないことが約束されており、安全性が向上します。

出力された文書・データの正誤

ChatGPTが出力した文書やデータが必ずしも正確とは限りません。そのため、社内の重要な決定を行う資料や、社外に発表する資料の場合は、必ずクロスチェックを行うなどの工夫が必要になるでしょう。

ChatGPTが出力したデータについての正誤の判断は、私たちユーザーに委ねられています。少なくとも現段階では、すべての作業を自動化できるものではなく、業務を効率的にこなすためのサポートツールのひとつと理解しましょう。

出力した情報が法的・倫理的に問題のある内容ではないか

ChatGPTが出力したデータの正誤判断の中で、特に重要性が高いと考えられるのが、内容が法的もしくは倫理的に問題のあるものになっていないかの確認です。

ChatGPTが出力した内容の扱いは利用者側に委ねられます。特に社外に公開する情報や資料の場合は、専門的な知識がある人を含めて、クロスチェックなどを行うことが最善のリスクヘッジとなるでしょう。

社内でフィードバックし情報を蓄積する

ChatGPTを最大限活用するためにはノウハウが必要です。うまく機能したプロンプトを蓄積することで、別の人がそこにたどり着くために試行錯誤する必要がなくなります。

インターネットで検索すれば、すでにさまざまなプロンプトが公開されていることに気づくはずです。まずはそれらを利用することからスタートして、自社の業務に最適なプロンプトを見つけるために、社員のフィードバックを蓄積するとよいでしょう。そうして得た集合知は組織の財産となり、他社との差別化にもつながるはずです。

まとめ

ChatGPTは、現時点でもすでに多様な使われ方をしていますが、今後さらにさまざまな分野で活用されるものと考えられます。今まで人が行ってきた業務が、ChatGPTによって省力化されることは間違いありません。

しかし、少なくともすぐにChatGPTなどのAIに完全に置き換わるものは多くないと思われます。一方で、ChatGPTを積極的に利用し、より短時間で結果を出したり、同じ時間でより大量の業務をこなしたりすることは重要になっていくものと思われます。ここで紹介したことをヒントに、ぜひChatGPTを業務の効率化に取り入れてみてはいかがでしょうか。